数据人生丨如何进行高效的目标管理?
2015 年年末,我在知乎上浏览 “怎么总结你的 2015 年?” 时,很想说些什么,却又无从谈起。2016 年 4 月,读《小强升职记》和《把时间当作朋友》两本书,心中困惑愈浓:时间都去哪儿了?去年的今天我做着什么事?有什么得失?几个问题就让我哑口无言,这让我感到绝望。
我告诉自己,不能这样惶惶度日。全世界所有人,不论贫穷富有,地位高低,只有时间最公平。一天 24 小时,不偏不倚。作为普通人,在相同的时间内做更多有价值的事情,是我唯一的机会。所以,我开始管理目标,想和世界争一次。
我将按照以下五点讲述我是如何进行目标管理(不讲纯理论,实操展示,数据经过处理):
目标管理:目标的分解与展示
数据实操:事件记录及数据化
社交激励:请把目标公之于众
学习推荐:时间管理学习渠道
一些忠告:踩过的坑学到的事
▍一. 目标管理:目标的分解与展示
最直观简便的目标管理参考系就是 “时间轴”,在预定的时间内完成某个固定目标,如 “十月份去深圳看海”、“2017 年年薪达到 20W” 等等。所以我按照年 / 月 / 周 / 日来分别展示我是如何按照这四个节点制定不同目标的。
年 —— 回顾
年回顾的目的就在于让我回想起这一年时,不会觉得无所事事。至少能说清楚 “时间都去哪儿了?去年的今天我做着什么事?有什么得失?”。
人生百事清单
列出你觉得自己这一辈子要做的事情,不一定真要 100 件。如果目前没有头绪,可以参考这篇文章 “一生必做的 100 件事”,还有简书网友的文章《我的人生要做的 100 件事》,而我的 “人生计划清单” 如图。
[图 1]
普鲁斯特问卷
每年做一次 “普鲁斯特问卷”,了解自己的价值观、兴趣爱好及特质。记录自己不同年龄段的喜好和年岁渐长对自己带来的改变。不同的问卷调查都有着不同的效果,我还收藏了一份 “36 个问题”,号称是答完可以迅速了解一个陌生人,有兴趣的话可以尝试一下,看看自己的回答是什么?我近年的 “普鲁斯特问卷” 如图。
[图 2]
每年定时邮件
某个周末,我在面馆吃面,QQ 提示我收到一封邮件,主题是 “致一年后的你”。我恍惚,这是我去年今天写给自己的定时邮件。打开阅读后,突然觉得阳光明媚。从前你觉得困难重重的问题,一年后再问自己,应该会有不一样的答案。信件如图。
[图 3]
分月记事 + 年终感悟
通过每月的事件记录,按照 1-12 月排序,回顾自己这一年都干了些什么。随便写几段话,聊聊感悟,不必长篇大论,也不用在意文笔。目的就是多年后回想起这一年,发现自己存在过。
月 —— 明细
月明细是年度总结的数据基础,所以每月抽时间认真填写一次很有必要。在这之前,一定要把月总结表的项目罗列清楚,哪些是直接填数据就行,哪些是需要思考的个人感悟部分。如图示(以 “——” 标注大项,以 “#” 标注小项,红线处为感悟填写部分,含 “XX” 为数据填写部分)。
[图 4]
可以发现,我的月总结表项目划分模板为:
本文用时(记录我写这篇总结耗费的时长)
月大事件(从日记和周报中抽取我觉得重要的事件记录)
月度感悟(不要深思马上写,只写对当月印象最深的事)
职场生活(每月初指定的工作目标有没有完成,为什么)
生活目标(可把 “人生百事清单” 分配到每月,看看是否完成)
消费账单(收入 / 支出 / 储蓄,哪项未达标,是否产生冲动消费)
人际关系(当月和哪些人聊得多,通过什么认识了哪些新朋友)
人生的大类归根结底要么在工作,要么在生活,所以我着重讲一下 4 和 5 两项需要注意的地方。对于初学者,十分不建议大项下列很多小项。因为初学者需要的是持续的成就感,项目超过自己的把控能力,往往会让人丧失信心导致放弃。因此,初学者需要列出小项时只有一个原则:能快速给你带来成就感。想想你本月完成哪些目标,会有成就感;想想你本月生活中办妥哪些事情时,会有成就感。
以我为例,我在 “职场” 大项下列出了 “# 玄甲” 和 “# 培训” 两个小项目,“# 玄甲” 包含我所在项目组最重要的两项数据指标,代表我这个月在工作中主要抓这两项即可;“# 培训” 是我本月在工作之余能为部门成员提供的一些经验分享,利于提高整个团队的素养。这两小项的完成都能给我带来极大的成就感(哪些事情能带来成就感?看看你的小组目标,尝试超越它)。
另外在 “生活” 大项下我列出了 “# 日常”、“# 健身”、“# 读书”、“# 写作”、“# 下厨”、“# 室外”、“# 月计划”7 个小项。你可以认真想想自己每月固定做的事情有哪些?自己喜欢下厨?运动?还是读书等?对于初学者,同样建议不要贪多,列 3 个基本小项即可:“# 日常 +#‘某个兴趣’+# 月计划”。特别解释一下 “# 月计划”,意思是当月你给自己定好的生活目标,来源可以是 “人生百事清单”,也可以是突发奇想。比如我 10 月的月计划就是去蹦极,哈哈。
周 —— 感想
周感想的侧重点是感悟,组成就是简单的周事件 + 周感想。如图示(标题自定,我直接以成稿时间为标题)。内容轻松随意,嗯,可以看出来,作者是个吃货。
[图 5]
日 —— 流水
日流水就像我们所说的日记。不注重辞藻甚至标点断句,完全随意,全凭喜好。记录的内容直接是事件本身就行。我也曾听过一个日记原则:“日记应该只记录两件事,一件今天学了什么,一件受了什么委屈。” 并不绝对,写出来供大家参考。我目前的做法是什么都记,重在全面。记录工具也不必麻烦,直接上 Excel,方便筛选,如图示。
[图 6]
目标管理的首要原则就是把大目标切分为小目标,于是我把一年切分成了年 / 月 / 周 / 日。没有列 “季”,是因为我觉得我暂时还没有区分季月的必要。每一个切分单元必须有不同的侧重。如年注重回顾、月注重数据记录、周注重感想、日注重事件收集。不仅如此,每一个层级必须有由上至下的对应关系。比如年回顾中的 “分月记事” 来源于月明细的 “月大事件”;月明细中的 “月度感悟” 大多来自于周感想;周感想中的 “事件记录” 则来自于日流水中的日记部分。
[图 29]
如果没有侧重,那么切分出的年 / 月 / 周 / 日内容就会有重合,浪费记录时间;如果没有对应关系,那么事件记录和感悟就有可能 “失真”(记忆不是据实记录而是重新建立的)。
▍二. 数据实操:事件记录及数据化
一年 12 个月、365 天、8760 小时。我们只要记录下每天的 24 个小时,日积月累就构成了我们的一年,甚至一生。我将从时间记录、事件记录和生活记录三个方面来讲解我如何对待我的一天。
时间记录
先把自己每天的 24 小时按照不同时段进行分类,比如 06:50-07:15 是早餐时间,如果到时间你没有吃早餐,长期坚持形成的生理心理习惯会带给你强烈的 “负罪感”。它有助于你改掉许多坏毛病。
工作时间表
05:30-05:40 起床
05:40-06:00 健身
06:05-06:25 跑步
06:35-06:50 洗澡
06:50-07:15 早餐
07:20-08:15 去公司
08:30-18:20 工作
18:25-19:20 回住处
19:30-22:00 娱乐
22:20-05:25 睡觉
周末时间表
05:30-05:40 起床
05:40-06:00 健身
06:30-07:00 跑步
07:30-07:50 洗澡
08:00-21:30 学习 OR 娱乐
22:30-05:25 睡觉
每天的大类时间清单列出了,但是日常生活中更多的是 “碎片时间”,比如去公司的路上、工作烦躁的间隙等等,想要掌握自己每分每秒的动向可以使用 “atimelogger2” APP,只用你在做某事前在 APP 上打点,那么它能完整记录你的一天。有兴趣可以阅读豆瓣网友的文章:《如何有效地记录时间开销 ——aTimeLogger2 使用心得》,图片取自网络。
[图 7]
由于我觉得做每件事前都要先打点太麻烦,而我目前也没有精确到分钟的需求,所以我选择了取巧的方法。使用 “21Pi”(安卓版,iOS 可使用 Moment)APP 进行 APP 使用时长统计。原理是我的日常行为最多的就是工作(PC)+ 手机(APP),所以只需要记录我使用 APP 的耗时,就能大概知道我一天的时间组成。
[图 8]
想要记录使用电脑的耗时,可以使用 ManicTime。
事件记录
不知道大家发现没有,在职场中晋升的一个标志就是 “分清事件的优先级”。我们每天固定 24 小时,事情太多只会压得你喘不过气,别说什么时间管理、精力管理,焦虑感就够你喝一壶。所以,不仅要知道自己每分每秒在干什么,还应该清楚每分每秒该先干什么。
纸笔
正常工作日,大部分时间都在公司。在正式开始工作前,请先在笔记本上写出今天你要做的事情,并画上方框。然后区分这些事情的优先级,一般情况下是:领导需要>团队 / 部门需要>个人需要。然后,完成一件就把方框用笔划掉。看着事情一件件被完成,心里会很爽的。我的个人草稿本如图示。
[图 9]
工具
当然有像我这样习惯纸笔手记的人,也有习惯用在线工具记录的人。在线事件记录的软件有很多,比如为知笔记就有 “待办清单”(快捷键 CTRL+ALT+D)功能。软媒时间有事件提醒功能。我只介绍我使用的软件 “Doit”,使用付费版本 100 元 / 年有 PC + 移动多平台同步功能,不管是在工作环境(PC)还是休闲环境(手机)都能快速添加想到的事情。
结合上文说的年 / 月 / 周 / 日事件管理,在使用 Doit 时可以为 “人生百事清单” 和 “# 月计划” 建立项目单元,把路上想到的事情丢进 “收集箱”,把每天早晨梳理好的工作丢进 “今日待办”。相信你的生活会越来越有秩序和规律(软件详细使用方法可参考:Doit 常见问题)。
[图 10]
生活记录
我在《如何使用为知构建自己的笔记系统?| 长文慎点》一文的结尾贴了一张 Excel 记录表格。这张表格是为给前文提到的 “月明细” 做数据支撑(下文破折号后为对应关系),如图示。
[图 11]
下面我详细解释一下整张表格各部分的数据来源:
[图 12] 2016-09-26(更新前)
[图 12-1] 2016-10-25(更新后)
①日期 + 星期 + 天气(红底)——“# 日常”
这部分不用解释,按照实际情况填写即可。(目前更新部分「天气」已删除。删除的原因是如果中途地区有变动,天气填当地还是常驻地?是按照天气预报填写还是按照自我感知填写?由于各种不确定性,且用途不大,就删掉了。)
②评级(粉红)——“# 日常”
评级是个很私人的指标,目前分为 1-3,3 个等级,可以理解为心情的好、中、差。但不同的人对于心情的评判标准是不一样的,我说一下我的标准供参考吧。1 - 完成某事,有成就感;2 - 普通的一天;3 - 愤怒 / 委屈等负面情绪。(目前评级系统已经更新,不再按照自己的感觉来,而是根据每日的目标,如读书 30 分钟得 0.5 分、健身 45 分钟得 0.5 分等,构成一个理性、可量化的评级体系)
③睡眠 + 健身(橙底)——“# 健身”
[图 13]
小米运动 APP
④读书(黄底)——“# 读书”
[图 14]
读书这一栏,上图记录的是 “页数”,但是页数不属于公用单位,会随着阅读器的变化而变化,所以我同时记录读书的时间,今后会统一用时间单位量化。(多看阅读 APP)
⑤写作(绿底)——“# 写作”
[图 15]
写作平台我直接用为知笔记,而且我一般是当天写了几篇就在 Excel 中填数字。(目前写作部分已经更新,同时记录当天写作篇数和字数,彻底舍弃除 Excel 外的其他统计工具)
⑥理财(青底)——“—— 消费”
[图 16]
我目前使用的 “口袋记账” APP,每晚整理当日开销后,填在 Excel 中即可。
⑦电话(蓝底)——“—— 人际”
这部分不用解释,按照手机通话记录填写即可。(这部分我做了更新,参考运营工作中的 “RFM 模型” 自建了一张人际关系频率表,不具体展开,今后再聊。如上图则只需要按照手机通话记录填写即可)
记录这张表格的时候,别看数据多,其实大部分数据每天都是固定的,直接复制即可。比如 “健身”,每天跑多少公里,做几个俯卧撑等等。比较麻烦的就是 “读书” 和 “理财” 两个环节。我在读书一栏记录的是我当天使用多看 APP 阅读书籍的页数,不同的人使用的阅读工具不同,这个数字自然不同。这里有一个原则就是:做数据记录时尽量使用公用单位。什么叫公用单位?我最早跑步记录的并不是 “跑步公里数” 而是 “跑步圈数”,为什么不记录圈数改为公里数呢?因为公里是公用单位,而圈数不是。1 公里,大家都知道是多远,但 1 圈谁知道是多少远呢?至于理财一栏,其实难就难在每天的消费如果你没有及时在 APP 标记,那么事后容易忘。幸运的是现在大部分商店都能用支付宝 / 微信支付,忘了也没关系,回来看支付记录就好。
▍三。社交激励:请把目标公之于众
微信社交
除了 “# 日常”、“# 健身”、“# 读书”、“# 写作”、“# 下厨”、“# 室外”、“# 月计划” 这些常规事件外,我有时会自行开展一些特殊事件。比如我在 2016 年 8 月 29 号开展了 “#21 天早起 #” 计划。计划的目标是:连续 21 天 5:40 前起床。这个计划对于上学都没这么早起来的我来说,无疑是个天大的难题。好在我坚持完成了,还写了一篇《21 天(8.29-9.18)早起日记》。
我是怎样坚持完成的?秘诀就是使用社交激励,把目标公之于众。利用羞耻心,对抗自己的懒惰。因为我深知自己的弱点,坚持 2,3 天没问题,但要连续 21 天如果没有其他人的监督,我肯定跪!所以我一开始就断了自己的后路。28 号晚发朋友圈公开我的 “#21 天早起 #” 计划,并留言说,只要我当天没起床,那么就给前一天所有点赞的朋友发红包。
[图 17]
我深信,朋友圈里一定有等着看我笑话的人。所以每天早晨起床不管有多难受、抓狂,我都狠心坚持,凭的就是一颗不想被嘲笑的羞耻心。这个计划虽然现在已经结束了,但是我打算继续坚持下去,虽然不知道自己能坚持多久,但是这 21 天对我来说,已经是超越。
回想这次特殊计划的社交激励法,我用了 3 个步骤:
1. 每日签到 —— 形成习惯
每天醒来的第一件事就是截图手机界面的时间,然后发朋友圈,当做签到。(不用怀疑我截图后又睡,没有)
2. 设定奖惩 —— 鼓励监督
奖他人
如果我当天起床时间超过 5:40,那么就给所有前一天为 “#21 天早起 #” 计划朋友圈点赞的朋友发红包。不仅刺激朋友们参与监督,也暗示自己:小鳖崽子,你要是敢食言,发红包就能爽死你。
[图 18]
奖自己
每天坚持做一件事,虽说功不唐捐。但如果能给自己设定一个目标奖励,也有些许激励作用。比如我现在就打算,只要我坚持连续早起 90 天,就换电脑。呵呵。是的,我就是打定主意自己坚持不到 90 天,哈哈哈。
3. 定期总结 —— 数据汇报
在 9 月 18 号结束 “#21 天早起 #” 的当晚,我整理了这 21 天来所有为我这条朋友圈点赞朋友的数据,并制作了汇报进行公开。大家的反响还不错,并且在公开汇报后,有更多人参与到点赞监督的环境中来。
[图 19]
觉得有趣的朋友可以试试,也欢迎加入我 “#21 天早起 #” 计划的队伍,嘿嘿。
圈子社交
发朋友圈让朋友监督的方法虽然好,可是有一个弊端,那就是事件本身的参与感低。朋友们大多为你加油打气,但真正能和你一起参与到计划中的人基本没有。那么如果你能找到一群都对 “#21 天早起” 计划有兴趣的朋友呢?
圈子社交多指豆瓣小组、同好培训班、QQ / 微信社群等等,一群互不相识的人因为一个目标而共同努力,见证彼此的成长不是很有趣吗?
▍四。学习推荐:时间管理学习渠道
网站
微信公众号
朝夕日历(ID:zxrili)
时间管理实践者小强(ID:shijianguanli2015)
大头说时间管理(ID:ILOVEGTD)
发愤的草莓(ID:neverstop201508)
书籍
《小强升职记》读书笔记
[图 20]
《把时间当作朋友》读书笔记
[图 22]
工具(Win 7&Android 6.01)
除了文中提到过的自用时间管理软件应用外,再介绍一些好用的软件。
ManicTime(PC)
[图 23]
(评测请看:https://xbeta.info/manictime.htm)
为知笔记(PC+Mobile)
[图 24]
(全局呼出快捷键:CTRL+ALT+D)
软媒时间(PC)
[图 25]
番茄土豆(PC+Mobile)
(介绍请看:http://www.appinn.com/pomotodo/)
[图 26]
奇妙清单(PC+Mobile)
(不喜欢 Doit 可以用它替代,免费同步各大平台)
[图 27]
记事本:你没看错就是它!新手我不推荐使用任何需要高学习成本的软件,只要你有心学习,任何阻碍你行动的软件都是异端。所以不管是电脑还是手机,自带的记事本就是最容易上手的事件记录软件,想到什么就写在记事本里,不怕忘。
[图 28]
▍五。一些忠告:踩过的坑学到的事
我按照你的文章做时间管理能成功吗?
不能。
别掉进工具的 “效率黑洞”
在生活过程中,各位要始终牢记一件事,那就是:我们使用工具是为了提高我们的效率,不是为了使用而使用它。任何工具都是为人服务,如果你过于吹毛求疵,把时间浪费在相同软件的评测对比上,不仅会让你犯 “纠结病”,还会违背时间管理的初衷,得不偿失。我个人的经验就是选择一款你顺手、顺眼的,然后开始用就好。
抑制 “不可自制时间”
什么叫 “不可自制时间”,比如晚上,我发誓下班回家后 20:00-22:00 要看公开课,上在线培训班,结果一回来就胡吃海喝刷新闻,看综艺。事后又后悔自责,不该浪费时间。这种带有 “下定决心 —— 抛之脑后 —— 悔恨自责” 路径的目标时间,就叫做 “不可自制时间”。我的解决办法很粗暴,既然这段时间我不可自制,那么我就压缩、转移掉这部分时间。比如我的 “#21 天早起 #” 计划,有一个原因就是因为我下班回来不做事,玩儿到 24:00 才睡。后来一狠心,把 22:30-24:00 的时间转移到 5:30-7:00,接着发朋友圈。呵呵,折磨自己就对了。
伟大的两分钟
小强老师在《小强升职记》中的一句话让我获益匪浅,那就是:“将那些可以在两分钟之内完成的任务立即完成。” 这个小技巧不仅可以极大的减少你的待办数量,还可以让你有意识的评估完成事件的时间长短。试试吧,贯彻这伟大的两分钟。
感受时间的流动
你有没有听过或见过不看表就能知道现在时间的人?李笑来老师在《把时间当作朋友》提到这项技能是可以学习的。被动学习方法是在你想看时间的时候先猜,猜的多了慢慢就有感觉了;主动学习方法是牢记你的某些日常行为耗时,比如从家里走到地铁需要多久,围绕操场跑一圈需要多久,用熟悉的时间刻度去慢慢衡量陌生的时间刻度。
对初学者说:别想一口吃掉一个胖子
本文是我经过长期理论知识消化和实践后的结果,严格来说对其他人并不具备任何实际指导作用。事实上,任何一件事在持续开展中都会出现不同的阶段,比如初学者的小白阶段,进阶者的高手阶段。不同阶段当事人的把控能力一定是在逐步提升的,看待问题的角度也开始改变。所以不同的人、不同的阶段都有不同的记录方法,我更希望读者从我的实操过程中提取可借鉴的思路。初学者千万别想一口吃掉一个胖子。
全文我认为信息量还是比较大的,我的思路和技巧写的比较详细。但正因为如此,我很担心初学者会完全照搬。让初学者做年 / 月 / 周 / 日的详细计划,按照常规小项、特殊计划事无巨细,我认为是不负责任的表现。
所以我只推荐初学者做这四项记录:
人生百事清单(耗时 2h)
每年定时邮件(耗时 30min)
工作时间表(耗时 10min)
日流水(耗时 10min)
对,只有这四项,我甚至不推荐新手做任何数据记录或使用辅助软件(记事本可用)。尝试在记录日流水一周后,回头看看自己这一周每天做的流水账,如果有感悟就写下来,没有的话就再坚持一周。若是始终不来感觉,那么不必强求。没有任何人说过做好时间管理、事件管理就能走上人生巅峰。等到你什么时候慢慢提起兴趣了,我们再做更详细的分解和记录。
最后,用一句话和大家共勉:“当你觉得为时已晚的时候,恰恰是最早的时候。”